税務調査で領収書がなくても経費にする方法。レシートを無くし紛失しても経費にできる場合がある！
「領収書は保存しなければいけない」。 これは事業主であれば常識として知っていることでしょう。 税金の経費にするためには保存が必要だからです。ですが、万が一紛失してしまっていたらどうすればいいでしょうか？ 実は、領収書がなくても経費にできることがあります。
領収書の保存は必要
事業をやっている方なら領収書はキッチリと保存していますよね。 税金の計算上、経費にするためには領収書の保存が要件となっていますから。保存期間は7年間と覚えておきましょう！
帳簿によっては5年だったりするのですが、7年間保存しておけばいいです。
領収書を保存しておくことで実際にお金を使ったことが証明できます。 ○月○日にどこのお店で何を買っていくら支払ったか、がわかります。 税務調査でも領収書は見られます。 本当に事業に関連するものかどうかなどを見られるわけです。
領収書の保存方法は簡単でいい
本当によく質問されるのですが、領収書の保存方法は簡単でいいです。 キッチリと一枚一枚貼り付ける方もいますが、手間もかかりますのでそこまでやる必要はありません。
私がやっているのは銀行ATMにあるような封筒に「令和5年7月分」と書いてガサっといれる方法。 こちらに詳しく書いています。
参考→ 簡単な領収書の保存方法
きれいに保存したい方はキッチリ貼ってもいいですし、面倒なかたは袋にガサっと入れるやり方でも問題ありません。 保存しておけばいいのですから。 ただ、すみやかに提出できるようにしておく必要はあります。
領収書がない！紛失したらどうする？
万が一、領収書を紛失してしまったら・・・・意外とあり得ることです。実際にこのような質問はよくされます。 「領収書がないのですがどうすればいいですか？」と聞かれることが多いです。 勘違いされている方もいるのですが、領収書がなくても経費にすることは可能です。 お客様にだすお茶を自動販売機で買ったら領収書はありませんよね。 でも、実際にお茶を買って出しているならそれは経費にできます。電車の切符代も領収書がありませんが（言えばもらえますが）経費にすることができます。 領収書がもらえないけど経費にできるものがあるのです。 このような場合はメモ書きでいいので、日付・金額・相手先などを書いておきましょう！そうすることで領収書の代わりのようになります。
「2023年7月6日 自販機お茶代として 130円」こんな感じでメモをしておけばいいです。
- 支払った日付
- 支払先
- 支払った金額
- 内容
こららを記載しておけばいいのです。 市販されている出金伝票だといいですね。
領収書を紛失した場合は
領収書を「もらえない場合」はメモ書きでいいですが、紛失した場合も同じくメモ書きをしておきましょう！ 一番いいのは、再発行してもらうことです！取引先などにお願いして再発行してもらえるなら必ず再発行をしてもらいましょう。 領収書の再発行が難しいなら、支払ったことの証明書みたいなものでも発行してもらえたらいいです。 支払い証明書のようなものがあればそれでもいいです。（対応してくれるところは少ないですが） 再発行などが難しいなら出金伝票を書いておきましょう！ 何もないよりマシです。 上に挙げた4つの項目（日付、支払先、金額、内容）を記載します。 あまりに出金伝票が多すぎると怪しまれますのでキッチリと保管しておきましょう。 再発行 → 支払い証明書 → 出金伝票 といった順番。
レシートでいい！
勘違いされている方もいるのですが、領収書でなくてレシートで良いんですよ！ ちゃんとあて名を書いてもらって、と考えている人もいますが普通のレシートで十分です。 むしろレシートの方が何を買ったのかがわかるのでいいのです。 領収書を紛失してもレシートがあるならそれで十分です！ メモ書きや出金伝票だと怪しまれるのでは？と思われますが、その通りです。領収書やレシートに比べたらはるかに信ぴょう性は低くなります。 本当に支払いをしているのか？と疑われても仕方ありません。
本来は保存がないとダメ！！
勘違いのないようにしていただきたいのですが、領収書がなくても「絶対に認めてもらえる」というわけではありません！ 上記の方法はあくまで「無くしてしまった場合にどうすればいいか」を書いたものです。 本来は領収書の保存がないと認めてもらえませんからね。 領収書が無くてもいい、というわけではありませんので勘違いされないように！ 税務調査のときに「領収書がないから経費は認めない」と言われても仕方ありません。 領収書は保存が基本です！
できるだけ再発行する
領収書やレシートが無い場合にはできるだけ再発行するようにしましょう。 クレジットカード明細も時間はかかりますが再発行できます。 何も資料がないのと再発行するのではまったく違います！ 取引先に話をして再発行してもらえるようであれば可能な限り再発行した方がいいのは間違いありません。 参考→ 【動画】税務調査における対応・交渉のポイント
「それが無いと仕事ができない」ことを説明する
どうしても領収書やレシートが用意できない場合には税務署に説明することが重要となります。 領収書などが無い場合に重要となるのが「いかに本当に経費があるのか」を説明することです。 例えば、モノを売っているお店だったら仕入があるはずですよね。 商品の仕入がないと当然ながら売ることはできません。 仕入の領収書や資料が全くないから仕入が0円なんてことはありえないわけです。 飲食店なら必ず材料の仕入があるはずです。 同じように建設業などでしたら ・道具がないと仕事ができない → 道具代は絶対にかかる。 ・現場まで行かないと仕事ができない → ガソリン代や高速代などは絶対にかかる。 といったことが言えるわけです。 「絶対にこの支払がある」「この支払がないと仕事ができない」というものがあったら、仮に領収書など何も資料がなくても主張しましょう！ こちらから言わないと税務署側はどのような経費がかかるのかわからないこともありますから。
まとめ
領収書の保存は義務ですのでちゃんと保存しておきましょう。 メモや出金伝票でもいいといっても領収書を保存してなくていいというわけではありません。 何より、領収書をもらい忘れたりすると会計処理が大変ですし、税務調査のときに管理がずさんだと思われて厳しく調べられる可能性もあります。 領収書はキッチリ保存する、もらい忘れたりもらえなかったりしたらメモや出金伝票を書く、出来るだけ再発行する！ 税務調査でお困りの際はご相談ください。 私は今までに何度も領収書やレシートがないケースのご相談をお受けしてきました。 やましいこと、相談しにくいと思うときこそぜひご相談ください。 ご相談は下記よりお願いいたします。
税理士 内田敦 【個人事業主の税務調査専門】
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