領収書がなくても経費にする方法。紛失しても経費にできる!

   

散らばった領収書画像

「領収書は保存しなければいけない」。これは事業主であれば常識として知っていることでしょう。税金の経費にするためには保存が必要だからです。ですが、万が一紛失してしまっていたらどうすればいいでしょうか?

実は、、領収書がなくても経費にできることがあります。

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領収書の保存は必要

事業をやっている方なら領収書はキッチリと保存していますよね。
税金の計算上、経費にするためには領収書の保存が要件となっていますから。保存期間は7年間と覚えておきましょう!帳簿によっては5年だったりするのですが、7年間保存しておけばいいです。

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領収書を保存しておくことで実際にお金を使ったことが証明できます。

○月○日にどこのお店で何を買っていくら支払ったか、がわかります。

税務調査でも領収書は見られます。
本当に事業に関連するものかどうかなどを見られるわけです。

領収書の保存方法は簡単でいい

本当によく質問されるのですが、領収書の保存方法は簡単でいいです。キッチリと一枚一枚貼り付ける方もいますが、手間もかかりますのでそこまでやる必要はありません。

私がやっているのは銀行ATMにあるような封筒に「28年7月分」と書いてガサっといれる方法。

こちらに詳しく書いています。
簡単な領収書の保存方法

きれいに保存したい方はキッチリ貼ってもいいですし、面倒なかたは袋にガサっと入れるやり方でも問題ありません。

保存しておけばいいのですから。

税務調査の実際の流れと聞かれたこと

領収書がない!紛失したらどうする?

万が一、領収書を紛失してしまったら・・・・意外とあり得ることです。実際にこの手の質問はよくされます。

「領収書がないのですがどうすればいいですか?」と聞かれることが多いです。

勘違いされている方もいるのですが、領収書がなくても経費にすることは可能です。

お客様にだすお茶を自動販売機で買ったら領収書はありませんよね。でも、実際にお茶を買って出しているならそれは経費にできます。電車の切符代も領収書がありませんが(言えばもらえますが)経費にすることができます。

領収書がもらえないけど経費にできるものがあるのです。

このような場合はメモ書きでいいので、日付・金額・相手先などを書いておきましょう!そうすることで領収書の代わりのようになります。

「28年7月6日 自販機お茶代として 130円」こんな感じでメモをしておけばいいです。

  • 支払った日付
  • 支払先
  • 支払った金額
  • 内容

こららを記載しておけばいいのです。
市販されている出金伝票だといいですね。

領収書を紛失した場合は

領収書を「もらえない場合」はメモ書きでいいですが、紛失した場合も同じくメモ書きをしておきましょう!

一番いいのは、再発行してもらうことです!取引先などにお願いして再発行してもらえるなら必ず再発行をしてもらいましょう。

領収書の再発行が難しいなら、支払ったことの証明書みたいなものでも発行してもらえたらいいです。支払い証明書のようなものがあればそれでもいいです。(対応してくれるところは少ないですが)

再発行などが難しいなら出金伝票を書いておきましょう!
何もないよりマシです。
上に挙げた4つの項目(日付、支払先、金額、内容)を記載します。

あまりに出金伝票が多すぎると怪しまれますのでキッチリと保管しておきましょう。

再発行 → 支払い証明書 → 出金伝票 といった順番。

領収書の束

レシートでいい!

勘違いされている方もいるのですが、領収書でなくてレシートで良いんですよ!

ちゃんとあて名を書いてもらって、、、と考えているかたもいますが、普通のレシートで十分です。むしろレシートの方が何を買ったのかがわかるのでいいのです。

領収書を紛失してもレシートがあるならそれで十分です!

支払ってないことを証明するのは税務署の役目

メモ書きや出金伝票だと怪しまれるのでは?と思われますが、その通りです。領収書やレシートに比べたらはるかに信ぴょう性は低くなります。

本当に支払いをしているのか?と疑われても仕方ありません。

が、実は、、、、支払いをしていないと証明しないといけないのは税務署側なのです!

こちらとしてはメモや出金伝票で支払ったと明示しています。
それが事実でないと証明するのは税務署側がやらないといけません。

なので、支払った事実を残しておくことが大切なのです。

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まとめ

領収書の保存は義務ですのでちゃんと保存しておきましょう。

メモや出金伝票でもいいといっても領収書を保存してなくていいというわけではありません。何より、領収書をもらい忘れたりすると会計処理が大変ですし、税務調査のときに管理がずさんだと思われて厳しく調べられる可能性もあります。

領収書はキッチリ保存する、もらい忘れたりもらえなかったりしたらメモや出金伝票を書く!

内田
領収書を紛失しても経費にすることを諦めない!(紛失しないことが一番です)

 

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税理士 内田敦 【小規模企業・イクメンの味方】

税理士 内田敦 【小規模企業・イクメンの味方】

子育てに力を入れているイクメン税理士。埼玉県生まれ千葉県育ち。13年間税理士業界を経験して独立開業。従業員を雇わず税理士である自分自身がすべて担当する方針を貫いている。難しい専門用語を使わないことを心がけています。

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