法人・個人事業主の領収書の保存方法!日付順やきれいに貼る必要はない

      2016/10/12

散らばった領収書

領収書とか請求書ってどんどんたまりますよね。
法律上はちゃんと保存しておくことが必要となっていますので、大変でも保管しておかなければいけません。でも、きっちり整理しすぎる必要はありませんよ。

ときどき、領収書をきっちりと日付順に貼り付けている方がいますが、そこまでする必要はありません。

※今回は電子保存については書いていません。

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法人や個人事業主は領収書の保存は義務

領収書の保管って本当に大変で面倒ですよね。。
個人事業主の方は確定申告の時期に領収書の山と格闘して大変な思いをした人もいるでしょうね。。何のためにこんなことしないといけないんだ!って感じしますが、義務なので仕方ないことです。

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法人も個人事業主も領収書の保存って義務なんです。
しかも個人事業の場合は7年間も保存していないといけません。。

領収書が保管されていないと、事実の証明ができませんよね。平成27年10月12日に取引先とスタバで打ち合わせしたものを交際費として経費にしていても、領収書(レシート)がなかったらその事実を証明することはできません。その取引先に聞けば、確かに打ち合わせをしていた事実はわかるかもしれませんが、いくらのお金を使ったのか、はわかりません。コーヒーを頼んだといっても、実際にいくらお金を払ったのかは証明できません。

実際に経費を使っていることの証明になるので、きっちり保管しておくことが必要なんです。もし、紛失してしまっていたら本当に経費を使っていたか証明できませんから税務署からケチをつけられる可能性もありますし、青色申告を取り消されてしまうこともありえます。

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非常に面倒ですが、法人も個人事業も義務なので領収書は保存しておかないといけません。

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領収書をきれいに貼ると税務署が喜ぶ

領収書は保存しておかないといけないのですが、これって誰のためでしょうか?領収書を保存しておかないと税務署からケチをつけられる可能性があるので自分自身のためともいえます。

でも、領収書って後で見返すことってありますか?

まずないですよね。。。個人事業主の方は確定申告書の作成をするときには見返すかもしれませんが、申告書の提出が終わった後にもう一度見ることってまずありません。
私も税理士として自分自身の確定申告をしますが、申告書を提出した後は見返すことはまずありません!

スタバで打ち合わせした領収書とか、本屋さんとか、コンビニとかの領収書なんて見ないですよね。。

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領収書をきれいに貼るのはムダ

領収書は後で見返すことってほとんどないんですよ。
なので、保存も雑でいいんです!
本当にこんな感じで箱にがさっといれておくだけでもいいです。
領収書の束
保存しておくってことはだれかが見る、ということですよね。
さて、この領収書って誰が見るのでしょうか? あなたではないことは確かですよね。

保管された領収書を見るのは税務署です!

法人や個人事業主のみなさんは将来、税務署が来たときに保存していた領収書を提示することになります。そのときに税務署が初めて保存されていた領収書たちを見返すことになります。

個人事業主でたまにこのようにきれいに領収書を貼っている方がいます。
きれいに貼られた領収書これはこれできれいなので見やすくていいですよね!
でも、見やすくていいのですが誰にとって見やすいですか?
税務署ですよね。きれいに貼ってある領収書は税務署の人にとってはかなり見やすい!

みなさんは税務署のために大変な思いをして日付順に並べてきれいに貼っていることになるんですよ。大変な思いをしてきれいに貼り付けてもそれは税務署に仕事をやりやすくしてしまうんです。

税務署の妨害をしろ、というわけではありませんがあえて仕事をやりやすくしてあげる必要もありません。そんなことしたってあなたにはメリットがありませんよ。

せっかく労力をかけて面倒な作業をしたのに、それが税務署の仕事をはかどらせることになってしまうのです。

法人や個人事業主の領収書の保管方法は雑でいい!

領収書の保管方法ですが、きれいに貼る必要はないことを書きました。きれいに保存する必要はなくて雑でいいんですよ。

実際に個人事業主である私がやっているのは封筒の袋にいれておく方法です。
月ごとに分けて【平成27年10月分】みたいに書いておきます。
領収書保管の封筒100円ショップで売っているものでもいいし、銀行のATMにあるものでもいいです。
この封筒にガバッといれておきます。
ガバッと入れた領収書

領収書が多い場合は大きな封筒にいれます。
大きな封筒に入れた領収書(たまたま税務署からもらってきた封筒が余っていたので使ってみました。)

これをちゃんと保存しておけばOK。

領収書整理を楽にする方法

領収書を整理するときに大変なのが、仕事用なのかプライベートなのかを判断することです。個人事業主は特にちゃんと分けないといけません!

スタバの領収書があったとして、それが仕事用かプライベートかって後で見ても判断できないですよね?取引先と打ち合わせをしたなら経費、ただの休憩なら経費ではない。

領収書はただ保管しておいても確定申告のときに何の経費だったかって思い出せないんです。

個人事業主の領収書仕訳を簡単にする方法はプライベートの領収書はもらわないようにすることです!もらってもすぐに捨てる。

そうすれば残っている領収書はすべてが事業用のものとなるはずです。
仕事かプライベートかって迷うことがなくなりますよ。変な欲を出して「経費になるかも」なんて思ってなんでもかんでも領収書をもらってしまうと後で分けるのが大変になります。

あとは、上で紹介した封筒に毎月入れておくことです。
1年分をまとめてやると月ごとに分けるのが大変なので、毎月封筒に入れておけば後で分ける必要がなくなります。「1月分」「2月分」の封筒を作ってそこにガバッと入れていけばいいので簡単です。

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まとめ

ちゃんときれいに貼ってあった方が見た目もいいし印象もいいのですが、それってものすごく手間と時間がかかります。
どうしてもきれいに保管したい、という方でなければ貼り付けるのはやめましょう。

封筒にガバッといれておけばいいですよ。
ただ、できれば月ごとくらいには分けておきましょう。領収書が少ないようであれば大きな封筒に年分ごとに分けてもいいです。

法人も個人事業主も大切なのはちゃんと保存しておくことです!

内田
きれいに貼る必要はありません

 

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経費になるかどうかの判断基準は1つ。その支払いが売上に貢献するか?

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税理士 内田敦 【小規模企業・イクメンの味方】

税理士 内田敦 【小規模企業・イクメンの味方】

子育てに力を入れているイクメン税理士。埼玉県生まれ千葉県育ち。13年間税理士業界を経験して独立開業。従業員を雇わず税理士である自分自身がすべて担当する方針を貫いている。難しい専門用語を使わないことを心がけています。

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